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    《數據管理中的文件檔案與內容管理白皮書》解讀:把握內容管理脈搏

    時間:2023-11-21 10:26:37   作者:   來源:

     在近日落幕的“2023檔案數據產教融合大會暨第十三屆中國電子文件管理論壇”上,由中國人民大學電子文件管理研究中心與鴻翼的《數據管理中的文件檔案與內容管理白皮書》(以下簡稱《白皮書》)重磅發布,梳理當下的文件檔案與內容管理發展現狀,展望數智化背景下文檔檔案與內容管理的新方向。

     

    《白皮書》圍繞數字經濟背景和現實問題,主要從文件、檔案與內容管理的相關概念入手,結合產學研三方力量,系統分析了數據管理框架下的文件檔案與內容的全生命周期管理,探討了其價值、分類、發展、問題與趨勢等多個方面,結合近年來的最新實踐,助力組織機構實現數字化轉型。

     

    數據管理框架下的文檔與內容管理


    《數據管理知識體系指南》(DAMM)是國際數據管理協會在其標志性出版物,也是《白皮書》構建的重要依據,其中將文件檔案與內容管理放在了數據管理框架之中比較重要的位置,認為“文件和內容管理是數據全生命周期管理中的重要組成部分”。

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    DAMM框架下的文件和內容管理

    但隨著數據量的與日俱增,企業機構中80%以上的數據由文本、圖像、音頻、視頻等非結構化數據文件構成,而非結構化數據的管理范式與一般的數據管理相比存在較大差異,需要使用專業的相關方法和技術工具。

     

    同時,文件檔案與內容的管理過程也擁有自己的全生命周期,包括文件檔案與內容數據的產生、捕獲、分類索引、訪問控制、存儲、利用和重用、長期保存以及處置等。文件檔案與內容管理并非是數據管理的一個特定階段,而是貫穿于整個數據生命周期。從縱向來看,對于文件檔案和內容的管理也需要著眼數據治理,開展規劃與監管,并提供元數據管理、風險管理等基礎數據管理活動的支撐。

     

    因此,文件檔案與內容管理并不只是數據管理的一個獨立分支,而是滲透和融入數據管理的所有方面。文件檔案管理工作因內容管理方案的應用而延展,內容管理方案也因文件檔案管理的應用而專業。

     

    全價值鏈的內容管理

     

    文件檔案蘊含著豐富的數據價值,通過合理的內容管理,不僅可以實現對組織機構內不同系統中數據的統一存儲、統一管理和統一應用,還能夠形成組織機構內容的完整生態閉環,助力組織機構文檔內容安全合規,幫助組織機構提效降本,保障業務連續,支撐業務決策,促進洞察創新,完善權益保障,實現資產增值,最終留存集體記憶,成為構筑組織機構文化的重要手段。

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    文件檔案與內容管理帶來的價值

     

    安全合規:對文件檔案與內容進行管理有利于幫助機構規避法律風險,保障機構依法維護機構業務記錄的真實性和可靠性。

     

    提效降本:有效的文件檔案與內容管理,能夠幫助管理者更好地洞察機構業務情況,從而提高機構運行效率,實現機構高效透明運轉。

     

    業務連續:文件檔案與內容管理能夠將機構運轉的重要業務規則和事件予以留存和保管,當機構業務中斷時,迅速恢復異常業務,降低突發事件帶來的經濟損失。

     

    支撐決策:著眼于數據的資源性與業務性,幫助機構實現跨部門的信息資源共享與整合,減少信息壁壘,提升機構決策水平。

     

    洞察創新:對內容的高效開發和利用,能夠充分幫助機構挖掘文件檔案與內容中蘊涵的知識,提高知識管理水平與知識發現能力,實現創新發展。

     

    權益保障:文件檔案與內容管理在留存機構自身的證據性記錄的同時,還可以幫助機構留存合法憑證與法律證據,在機構業務范圍內為客戶提供可靠的數據管理服務。

     

    資產增值:合理的文件檔案與內容管理能夠避免相關數據泄露和遺失,強化機構對信息資產的整體管控能力,從而實現機構信息資產的保值與增值。

     

    記憶留存:短時間內,文件檔案與內容管理能夠留存機構的業務成果和過程記憶;長期來看,文件檔案與內容是機構精神與文化的積淀,有助于促進機構文化的建設。

     

    多視角洞悉數據管理當下癥結

     

    作為一門新興的文件管理種類,在文檔與內容管理的實踐中也存在著諸多問題,從IT運維,到實際業務,再到非結構化數據本身,在現階段都呈現出了分散存儲、缺乏體系、規劃不足等問題,影響了文檔與內容管理的進度、質量與價值挖掘。

     

    IT視角:

    多個業務系統,導致文件存儲“煙囪割裂”,形成數據孤島

    過程文件離散,難以統一存儲

    數據量指數增長帶來的存儲難與管理難

    多分支機構的部署有著較大的考驗

     

    業務視角:

    系統中的文件檔案難定位、難發現

    業務文件不能及時、完整歸檔

    文件檔案難以構成體系化知識

    文件檔案與實際業務結合不足

    管理人員能力欠缺

     

    數據視角:

    文件檔案作為數字資產的地位尚未明確

    非結構化數據管理戰略規劃不足

    內容轉化為數據的能力較差

    文件檔案的數據價值沒有得到充分挖掘

     

    這些問題制約了文件檔案與內容管理的發展進程,降低了相關應用的效率,影響了組織機構內部的文檔與內容應用體驗,因此,文件檔案與內容管理這一領域的發展依舊道阻且長,如何攻克這些難關將是文件檔案與內容管理當下亟待解決的課題。

     

    內容管理趨向精細化、專業化、智能化

     

    隨著文件檔案與內容在組織機構內重要性逐漸得到社會認可,內容管理呈現出了較為清晰的發展趨勢,通過與其他技術深度融合,文檔管理能夠為不同領域、不同業務提供更貼近實際的應用,以專業化精細化的功能與服務,實現內容價值的釋放。

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    細分化的文檔與內容管理領域與應用

    結構化數據和非結構化數據互相轉化、互相促進

    結構化數據和非結構化數據之間存在相互轉化和互為補充的關系。結構化數據可以通過輸出版式文檔的方式,轉化為非結構化數據,從而滿足合規管理和長期保存的需求;非結構化數據可以通過OCR識別、單據識別、物體識別、基于語義內容的智能標簽/智能分類、實體抽取、業務元數據等手段和方式轉化為結構化數據,滿足業務和應用的需求。

     

    文檔管理和數字化業務緊密結合

    組織機構實施文檔管理的目標不再局限于文檔本身的規范化和有序化,而是要更多地支撐、反饋和驅動業務活動。

    一方面,文檔管理“從業務中來”,準確識別文檔及其元數據,實現數據資產的實時登記和動態監測;另一方面,文檔管理要“回業務中去”,基于業務流程分析,精準識別各項業務的數據需求,實現數據賦能業務。

     

    基于內容模型的文檔管理

    圍繞內容模型,能夠將文件業務的現實世界與映射入文件業務的數字世界一一對應進行映射,并衍生出針對內容管理的各項相關文檔的管理手段,通過數字世界來控制升級現實世界,構成完整的內容數字空間,實現業務非結構化數據的有效規整。

     

    文檔管理與人工智能

    將人工智能的各項手段與文檔管理的流程與環節進行結合,能夠有效提升內容管理效率,簡化流程,真正實現一站式的內容管理。以人工智能生成代替人力,完成重復工作,實現降本增效。

     

    此次白皮書的發布,旨在幫助行業從業人員、用戶、潛在用戶及社會相關人員,理清文件檔案與內容管理涉及的基本概念、效用價值等通識性知識,并以此為基礎加強文件檔案管理領域和技術領域的對話和合作,推動文件檔案管理事業與內容管理行業的共同發展,助力全領域數字化轉型迅速落地。


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